Compliance

Hinsichtlich Compliance spielen allgemeine Compliance, Anti-Korruption und Bestechungsbekämpfung sowie Corporate Governance eine bedeutende Rolle. Da Anti-Korruption und Bestechungsbekämpfung integraler Bestandteil des allgemeinen Compliance-Managementsystems sind, werden diese wesentlichen Sachverhalte zusammen erläutert.

Allgemeine Compliance sowie Anti-Korruption und Bestechungsbekämpfung

Oberstes Ziel des konzernweiten Compliance-Managementsystems ist es, Verstöße gegen geltende Gesetze und interne Richtlinien zu verhindern. Deshalb werden die Mitarbeiter darin unterstützt, die maßgeblichen Gesetze und Richtlinien zu kennen und richtig anzuwenden. Der Vorstand hat den Anspruch, nach ethischen Grundsätzen zu handeln. Er bekennt sich uneingeschränkt zur Compliance und verzichtet auf alle Geschäfte, die dem widersprechen. Die Einhaltung des Wettbewerbsrechts ist für ihn ebenso selbstverständlich wie die Nichtduldung jeglicher Form von Korruption.

Compliance-Organisation implementiert

Der Vorstand benennt den Compliance-Officer der DEUTZ AG, der die Compliance-Aktivitäten im Konzern koordiniert. In den einzelnen Geschäftsbereichen und Tochterunternehmen gibt es Compliance-Beauftragte, die in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich die Compliance verantworten und zweimal im Jahr an den Compliance-Officer in strukturierter Form schriftlich berichten. Dieser wiederum berichtet an Vorstand und Prüfungsausschuss. Inhalt der Berichte sind neben Änderungen der Gesetzeslage oder der Organisation und den Compliance-Aktivitäten auch mögliche zukünftige Risiken sowie Maßnahmen, um diesen Risiken vorzubeugen. Die Grundlagen der Compliance-Organisation werden in einer Geschäftsordnung beschrieben. Die Aufgaben der zuständigen Mitarbeiter sind in Tätigkeitsbeschreibungen geregelt.

Verhaltenskodex bildet die Basis

Die Einhaltung der Grundsätze wurde im Verhaltenskodex verbindlich festgeschrieben. Dieser legt die Rahmenbedingungen für rechtskonformes sowie faires Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Mitarbeitern fest. Der Verhaltenskodex bildet die Basis eines strukturierten Richtlinienmanagements, das kontinuierlich aktualisiert wird. Weitere Richtlinien, wie insbesondere die »Zero Tolerance«-Richtlinie, die Richtlinie zum Umgang mit Geschenken und Einladungen, die Richtlinie zur Beauftragung externer Vertriebsdienstleister, die Geldwäsche-Richtlinie und die Insider-Richtlinie, geben verbindliche Regeln an die Mitarbeiter zu speziellen Themen bei der täglichen Arbeit.

Durch Schulungen sollen die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, die relevanten Gesetze und Unternehmensrichtlinien zu kennen und im Arbeitsalltag stets einzuhalten. Die Angestellten in den zentralen Bereichen Vertrieb, Einkauf, Forschung und Entwicklung sowie der Verwaltung und in den Tochtergesellschaften erhalten in der Regel einmal jährlich eine auf den Aufgabenbereich zugeschnittene Schulung. In den produktiven Werken findet eine Unterrichtung zu Compliance gemeinsam mit den regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen statt.

Hinweisgebersystem eingeführt

Hinweise und Fragen können Mitarbeiter an Vorgesetzte, Compliance-Beauftragte, den Compliance-Officer oder die Verantwortlichen für die Bereiche Recht und Revision richten. Seit Anfang 2017 gibt es außerdem ein auf der Website der DEUTZ AG installiertes, also auch für Nicht-Mitarbeiter zugängliches Hinweisgebersystem. Hinweisen wird konsequent nachgegangen. Notwendige Untersuchungen werden durch die Revision durchgeführt, fallweise auch mit externer Unterstützung.

Die Compliance-Initiativen werden in regelmäßigen Sitzungen entwickelt, besprochen und koordiniert. Der Schwerpunkt der Compliance-Aktivitäten liegt in den Bereichen Verhinderung von Korruption, Bekämpfung von Geldwäsche, Einhaltung von Export(kontroll)vorschriften sowie Sicherstellung von Arbeits-, IT-, Daten-, Unternehmens- und Produktsicherheit. Außerdem soll Insider-, Kartellrechts- und Umweltschutzverstößen vorgebeugt werden.

Im Zuge der fortlaufenden Weiterentwicklung des Compliance-Managementsystems lassen sich Vorstand und Compliance-Officer bei Bedarf anwaltlich beraten. Die interne Revision ist beratend in alle Aktivitäten involviert. Daneben wird das Compliance-Managementsystem von der internen Revision oder durch Reviews externer Berater überprüft und vom Prüfungsausschuss stellvertretend für den Aufsichtsrat überwacht.

Schulungen intensiviert

Die Compliance-Aktivitäten der DEUTZ AG konzentrierten sich im Berichtsjahr erneut auf die Fortsetzung und weitere Intensivierung der regelmäßigen Mitarbeiterschulungen unter Einbeziehung der Mitarbeiter in den ausländischen Beteiligungsgesellschaften. Die Themen betrafen vor allem den Verhaltenskodex, Geldwäsche, Geschenke, Provisionen, Exportkontrolle, Wettbewerbs- und Kartellrecht sowie Vertragsrecht. Im Geschäftsjahr 2017 haben etwa 1.100 Mitarbeiter an den verschiedenen Präsenzschulungen teilgenommen. Zusätzlich werden die Mitarbeiter in den Werken jährlich im Rahmen der Sicherheitsunterweisungen auch bezüglich Compliance geschult. Rund 1.800 Mitarbeiter haben das E-Learning-Programm weltweit erfolgreich durchlaufen.

Bei der DEUTZ Corporation USA fanden zusätzlich Präsenzschulungen hinsichtlich der Compliance zur Gesetzgebung ITAR statt. Ein US-spezifisches E-Learning-Programm wurde 2017 eingeführt. Ab 2018 ist die Teilnahme verpflichtend für alle Mitarbeiter der DEUTZ Corporation.